Dudas sobre órganos administrativos, elecciones de consejo y expensas comunes en los conjuntos

Pregunta: 
​
​“¿Puede el consejo autorizar beneficios económicos a administrados? ¿En qué casos?; ¿Puede el administrador tener voz y voto en la asamblea?; La elección de tesorero, que no aparece en la ley, quien lo hace?”

​Respuesta: 
​
​El Consejo de administración no tiene atribuciones para conceder beneficios económicos a ningún propietario ya que en toda copropiedad hay un presupuesto aprobado por la asamblea de propietarios al cual se debe sujetar.

El administrador solo asiste a la asamblea para presentar sus informes y en caso de que se requiera para cualquier duda que deba ser resuelta respecto a estos, al presupuesto que es elaborado por él, o cualquier asunto que deba debatir y aprobar la asamblea y que se relacione con sus funciones. En ocasiones y para facilitar la redacción del acta correspondiente el administrador es nombrado como secretario de la asamblea. En síntesis, el administrador, aunque puede participar en la asamblea con voz cuando se le requiera, en ningún momento tiene derecho a voto ni es parte de la asamblea. En cuanto a la elección del tesorero, la existencia de este dentro de un edificio o conjunto se desprende de lo dispuesto por el reglamento de propiedad horizontal. Por lo general, las funciones de tesorería son cumplidas por el administrador , quien las ejercerá directamente o contratando con un tercero.

Pregunta:

“En el conjunto donde vivo, ya por dos años consecutivos se elige a una pareja por la unidad residencial que habitan, el Señor es quien ostenta el título de propiedad y le da poder a su compañera para que ella participe, pero los 2 asisten a la asamblea y se postulan y son elegidos la señora para el consejo y el señor para el comité de convivencia. Además, parece que los 2 ejercen derecho de voto ¿Es esto legal?, ¿no altera esto los coeficientes?”
​
​Respuesta:
​
​La decisión tomada por la asamblea en cuanto a estos nombramientos es de obligatorio acatamiento para todos los órganos de administración de la Unidad Residencial. Aunque uno de los cónyuges puede conferir poder al otro para que lo represente con voz y voto, es claro que en ese caso el apoderado es el único que puede ejercer el derecho de voto en la asamblea. Además, se debe analizar el poder conferido por el propietario y el alcance del mandato. Es posible que el otro cónyuge pueda ser nombrado para el comité de convivencia pues no es necesario que sus miembros tengan la calidad de propietarios, salvo que lo exija el reglamento o el manual de convivencia. Es conveniente determinar los requisitos para los cargos que se ejerzan dentro del conjunto, pues al menos las personas del comité deberían ser residentes en el inmueble.

Pregunta:
​
​“¿Que acción se debe iniciar cuando administradora, consejo de administración y revisor fiscal no aplican el coeficiente que corresponde a cada unidad privada para determinar las expensas comunes y cuotas extraordinarias? ¿Si este está contemplado en el RPH? ¿y por el contrario establecen unas cuotas según las viviendas si son de un piso o dos pisos con dos o tres habitaciones? por valores mucho mayores que aplicando el coeficiente. El conjunto tiene 164 unidades.
​
​Respuesta:
​
​Lo primero es revisar el contenido del reglamento de propiedad horizontal donde deben estar determinado los coeficientes de copropiedad que son la base para la determinación de las expensas comunes; existirá la posibilidad de que en el mismo reglamento aparezcan coeficientes de gastos (en conjuntos o agrupaciones por etapas) o módulos de contribución, según el caso.

De acuerdo con esta información, el administrador debe elaborar el presupuesto anual, que en la mayoría de los casos es verificado y aprobado por el consejo de administración y después por la asamblea de propietarios. Ello significa, que ninguno de los órganos de administración y control enunciados por el consultante se pueden apartar de la decisión de la asamblea ni del reglamento de propiedad horizontal. Si es la asamblea la que inducida por los errores de los otros órganos de administración y control incurre en el mismo vicio, de aprobar las cuotas de administración o su incremento teniendo en cuenta factores diferentes a los previstos en el reglamento y/o en la Ley, cualquier propietario puede impugnar la decisión el Juez, de conformidad con lo previsto por el artículo 49 de la Ley 675 de 2001.

En el evento en que la asamblea haya aprobado correctamente estos valores, y que sean los órganos de administración los que no cumplan con la decisión, se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en el reglamento aplicando los mecanismos de solución de conflictos, sin perjuicio de que los propietarios puedan solicitar la convocatoria de una asamblea extraordinaria para definir el tema, presentando para ello los soportes del caso. De igual manera se podrá investigar las actuaciones del administrador, de los miembros del consejo y del revisor fiscal. Las acciones serán las contempladas en cada contrato (en el primero y en el último caso) o la remoción de las personas que ejercen estos cargos en caso de que no quieran acatar las decisiones de la asamblea. En síntesis, lo que prevalece es lo que haya aprobado este último órgano de administración y de todas maneras es necesario revisar todos los antecedentes del caso con mayores elementos.